Come organizzare un matrimonio: i consigli della wedding planner

Come organizzare un matrimonio quando si inizia da zero, senza esperienza, o quando si vuole trovare la propria strada per rendere la cerimonia più personale, diversa da quella dell’amica, della cugina, della sorella?

La risposta non è semplice, visto che il matrimonio è un evento complesso, formato da tanti momenti, dalla scelta del vestito a quella buffet, dall’individuazione della location a quella delle decorazioni floreali fino al vero e proprio giorno del sì.

Per questo, specialmente se non si ha idea di come iniziare o a quali dettagli porre più a meno attenzione a seconda del budget e del tempo a disposizione, i consigli della wedding planner risultano preziosi. DireDonna ha chiesto aiuto a una vera e propria esperta, la wedding planner Anna Marinello di Matrimoni d’Autore: ecco cosa ci ha raccontato su come organizzare un matrimonio.

Che cosa fa esattamente una wedding planner, quale è la sua “missione” e dove invece il suo compito si ferma?

Ogni matrimonio deve essere un evento unico e deve esprimere in tutte le sue sfaccettature la personalità degli sposi. Organizzare un bel matrimonio richiede tempo e genera stress: come possono i due futuri sposi lavorare, contattare e contrattare con i fornitori? Finiscono per accettare quello che sembra comodo, spesso senza rendersi conto appieno delle scelte che hanno fatto. Qui la wedding planner entra in scena, per realizzare i sogni degli sposi rispettando il loro budget. La cosa importante che una wedding planner deve fare è quella di non sostituirsi mai agli sposi. Deve essere in grado di fornire loro tutte le scelte possibili, indirizzarli verso quella più giusta e appropriata senza però mettere i propri desideri e gusti davanti ai loro. La scelta ultima dovrà sempre essere comunque loro.

Quanto tempo prima occorre iniziare a organizzare un matrimonio?

Per organizzare un matrimonio senza stress è bene iniziare la preparazione dell’evento 12 mesi prima della data prefissata per le nozze.

Qual è il costo minimo per organizzare un buon matrimonio?

Il costo minimo per organizzare un buon matrimonio varia a seconda del numero di invitati. Posso dire che su una base di 100 ospiti il costo minimo è di 15.000 euro.

Quali sono le prime cose che occorre fare per organizzare un buon matrimonio?

Durante la prima fase dei preparativi (12 mesi prima) è necessario scegliere e confermare la location, scegliere e confermare la chiesa o la sala comunale. Ed è anche questo il momento di affidarsi a una wedding planner. Nella seconda fase (circa 6 mesi prima) è importante definire e provare il menù, cercare l’abito per la sposa, fare preventivi di allestimenti floreali, contattare il fotografo, contattare il musicista e ordinare le partecipazioni. Fedi, prenotazione auto e accordi con il parrucchiere vanno effettuati tre mesi prima. Conferma e chiusura lista invitati sarebbero da effettuare due mesi prima.

Quale è l’aspetto di un matrimonio che non va assolutamente trascurato?

Per ottenere un risultato eccellente, che sia cioè corrispondente alle proprie aspettative, bisogna curare con molta attenzione i dettagli. Sono proprio i dettagli e i particolari a fare la differenza e a far sì che il vostro giorno speciale rimanga impresso nella memoria di ogni invitato.

Quali sono le ultime tendenze in fatto di colori e addobbi?

Per quanto riguarda i colori, a dettar il trend dell’anno è sempre l’istituto Pantone. Quest’anno i colori moda sono Azzurro Serenity e Rosa Quarzo. Sono colori pastello, fiabeschi, ma allo stesso tempo colori che richiedono un tocco di vintage nell’allestimento. L’utilizzo di tanti colori differenti per gli allestimenti, spesso anche in contrasto tra loro, ma abbinati sapientemente, invece, dà vita ad un matrimonio in perfetto stile Gipsy Chic.

La location più In del momento?

Le location, a mio avviso, più In per la stagione sono tutti quei posti che definirei “unconventional”. Largo quindi alla fantasia, che sia un ricevimento tra le vigne, su una spiaggia incontaminata, in una grotta, in un antico casale di campagna o in una fiabesca baita montana non importa, l’importante è stupire.

Come e in cosa sono cambiati i matrimoni negli ultimi anni?

I matrimoni, negli ultimi anni, sono cambiati molto, specialmente per quanto riguarda il numero degli ospiti invitati al ricevimento. Se fino a qualche tempo fa la media degli ospiti si aggirava tra i 130/150, oggi i numeri si sono ridotti sensibilmente. Un matrimonio in media ha 80 massimo 100 persone. Un’altra tendenza nata di recente è la modalità con cui viene organizzato il ricevimento. Sempre più bandite le lunghe ore trascorse a tavola, si cerca di rendere più snello il momento e tanti giovani oggi optano appunto per un ricco “apericena”. Tante isole buffet differenti, spettacolari showcooking e angoli con trionfi di prelibatezze dolci e salate per un matrimonio dinamico, meno formale e più improntato al puro divertimento.

Quanto costa avvalersi dell’aiuto di una wedding planner?

Io e il mio staff di Matrimoni d’Autore non abbiamo un tariffario fisso, ma i costi variano in base alle esigenze del cliente. Partiamo da un minimo di 500 euro per la sola assistenza durante il giorno delle nozze a salire, a seconda dei servizi richiesti e dalla entità e dalla complessità del matrimonio.

Bomboniere sì o bomboniere no?

Sull’argomento bomboniere rimango sempre molto tradizionalista. Ogni occasione importante richiede le bomboniere e naturalmente il matrimonio è al primo posto nella lista. I materiali classici più usati sono l’argento, il cristallo, la ceramica o la porcellana. Passata la moda dei ninnoli “prendi polvere”, oggi si tende a rendere bomboniera piccoli oggetti utili, che possano essere usati. Molto di moda, negli ultimi anni, anche le bomboniere enogastronomiche, dalle bottiglie di vino, alle marmellate, passando per i diversi tipi di miele. Anche la bomboniera dà tono al matrimonio e rispecchia profondamente il gusto e lo stile degli sposi. Importante, quindi, dedicare alla sua scelta particolare attenzione, consapevoli di lasciare un ricordo del proprio matrimonio a ogni invitato.

Quanto tempo prima occorre inviare la partecipazione?

Parenti e amici devono ricevere l’invito almeno 40 giorni prima della celebrazione.

5 cose che non possono mancare nella lista di nozze

Le cinque cose principali da inserire in lista nozze, qualora non si optasse per la lista nozze in agenzia viaggio, sono a mio avviso le seguenti: servizio di piatti, bicchieri e posate da 12 per la tavola di tutti i giorni; servizio di piatti in porcellana più esclusivo da mettere a tavola durante le cene importanti; servizio di calici e flutes per spumante e bicchieri per liquore; batteria di pentole acciaio inox di varie misure oltre 3 padelle e teglie da forno; elettrodomestici come lavastoviglie, lavatrice, forno elettrico, ferro da stiro e così via.

Quali regole del galateo si possono infrangere?

Se fino a qualche tempo fa gli animali era banditi, oggi molte coppie desiderano avere con sé, durante la loro giornata speciale, anche il proprio fidato amico. E quindi assolutamente “sì” ad un posto in prima fila per i nostri amici a quattro zampe. La Wedding Dog Sitter vi darà sicuramente una preziosa mano nella gestione del vostro amico peloso. Sfatato anche il mito del “no” ad abiti color bianco o nero per gli invitati anzi, molto spesso, specie d’estate, il tema ricorrente è quello del Total White, molto chic e di grande tendenza.

Quali regole del galateo è bene rispettare?

A mio avviso ci sono un paio di regole di bon ton che devono sempre essere rispettate e non devono mai essere perse di vista ancora oggi. Prima su tutte la non apertura del buffet prima dell’arrivo degli sposi. Trovo assolutamente giusto iniziare a servire qualcosa da bere agli ospiti, soprattutto se si tratta di una torrida giornata estiva, ma iniziare a mangiare senza i festeggiati è proprio una cosa che non posso tollerare. Altra regola sulla quale mi batto molto è la musica: è necessario far capire ai nostri sposi che durante il pranzo o la cena, la musica deve essere giusto un sottofondo che va a coprire i passi dei camerieri e il rumore dei piatti, ma nulla di più. Assolutamente no, quindi, in quell’ora e mezza a tavola, a musica dal vivo. Una playlist ben studiata è sicuramente la soluzione migliore affinché gli ospiti possano conversare tra di loro senza doversi far venire il mal di testa a tutti i costi.

Come si riconosce un matrimonio perfettamente riuscito?

Un matrimonio può essere esteticamente bellissimo, curato nei minimi dettagli, può esserci un allestimento da fiaba, ottima musica, cibo eccellente, ma se la festa non parte ed amici e parenti non si divertono, credo che non ci si possa ritenere soddisfatti del proprio operato. Un matrimonio per essere definito perfettamente riuscito deve emozionare, essere ricordato a distanza di tempo e deve far divertire tutti i presenti.

Basta poco per rovinare il matrimonio perfetto: c’è un aneddoto su qualcosa di “disastroso”, di insolito che è accaduto e da cui trarre un insegnamento fondamentale?

Sono d’accordo, il rischio di rovinare un matrimonio perfetto, se non si è dei veri professionisti, è proprio dietro l’angolo. Vi racconterò del “disastro” che abbiamo sventato proprio qualche giorno fa. I nostri sposini avevano deciso di affidarsi al catering anche per la parte wedding cake. Ho passato molti appuntamenti a spiegare loro che fosse meglio lasciare questo impegnativo compito a degli specialisti, ma loro hanno così tanto insistito che -ad un certo punto- ho ritenuto fosse meglio non continuare ad insistere. Li ho dunque lasciati liberi di prendere la decisione finale pur non sentendomi particolarmente tranquilla. Una volta finito l’aperitivo e fatto accomodare tutti a tavola, ho chiesto al responsabile del servizio di poter vedere la torta. Avevo una strana sensazione che mi è stata confermata una volta aperto il camion frigo. Davanti ai miei occhi si ergeva un vero e proprio “ecomostro” bianco lontano anni luce dalla torta desiderata e accuratamente descritta da noi. Ho cercato di accantonare il nervoso e mi sono fatta venire subito un’idea: insieme al mio staff, ho deciso di prendere alcune ortensie blu, presenti per l’allestimento buffet, ed iniziare a decorare la torta nascondendo il più possibile le imperfezioni e cercando di darle un forma e un senso. Quarantacinque minuti dopo, la torta era pronta per essere fotografata e apprezzata da tutti. Inutile descrivervi la gioia dei ragazzi una volta vista e raccontato loro tutto l’accaduto.

C’è un segreto per “inquadrare” subito i desideri degli sposi?

Per inquadrare fin da subito i desideri degli sposi è necessario, dal primo appuntamento, riuscire ad entrare in empatia con loro. Bisogna costruire subito un rapporto sincero e ci deve essere fiducia reciproca, solo in questo modo si riuscirà a lavorare fianco a fianco in maniera produttiva e serena per tutto l’anno.